Un file testuale come base dati per la stampa unione può essere creato utilizzando un qualsiasi editore di testi, come ad esempio il Blocco Note di Windows®.

Il file deve necessatiamente avere estensione "txt", "asc", oppure "csv" e va organizzato come una tabella con un numero arbitrario di righe e colonne.

Ciascuna riga del file di testo (ad eccezione della prima) rappresenta un record, e definisce i campi di testo variabili relativi ad una singola etichetta.

La prima riga contiene il nome simbolico dei campi che verranno utilizzati nella preparazione dell'etichetta. Al momento della stampa, il nome di ciascun campo verrà sostituito con il corrispondente testo estratto dalla riga che ha lo stesso numero d'ordine del disco in fase di stampa.

Se il numero di dischi da stampare è maggiore del numero delle righe componenti il file, le stampe eccedenti non conterranno nessun testo in corrispondenza dei relativi campi.

I singoli campi devono essere racchiusi dal carattere doppio-apice (") e separati tra loro da virgole(,).

Di seguito viene riportato un esempio di database contenente 5 campi di testo:

"Nome","Cognome","Telefono","Indirizzo","Codice cliente"
"Giovanni","Rossi","0039234567","Via Parigi, 25 - Milano","003289873"
"Francesco","Bianchi","00396789890","Via Nazionale,19 - Roma","003287383"
"Luigi","Verdi","003981234567","Via Caracciolo,99 - Napoli","005473782894"